Setelah sebelumnya kami memberikan insight baru mengenai tujuan dan sasaran internal audit
Maka kali ini kami akan berbagi tips mengenai teknik audit yang berfokus pada efektifitas sistem dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Bagaimana langkah – langkah audit internal dan cara membuat audit menjadi lebih berbobot ? Berikut ini adalah 4 langkah penting dalam melakukan audit internal :
- Pahami Objective dari Proses yang di audit
Setiap proses harus memiliki objective atau tujuan yang ingin dicapai, untuk apa proses itu dilakukan. Contohnya :
- Proses Perencanaan Produksi, objectivenya adalah “Pemenuhan order customer yang tepat waktu dan jumlah + proses produksi berjalan dengan efisien”
- Proses Training, objectivenya adalah “ROTI (Return of Training Investment)”, atau apa manfaat dari training yang telah diadakan
Objective dari proses harus sesuai atau relevan dengan sasaran perusahaan. Auditor harus memahami objective tersebut agar proses audit bisa lebih terarah kepada performa / kinerja perusahaan.
- Pelajari pencapaian kinerja dan permasalahan yang sedang terjadi saat ini. Setelah objective proses dipahami, auditor harus mempelajari pencapaian kinerja saat ini dengan cara mempelajari data pencapaian kinerja yang biasa terdapat pada laporan bulanan. Auditor juga perlu memahami permasalahan yang sering terjadi pada proses yang akan di audit. Contohnya :
- Proses Perencanaan Produksi, dapat dilihat data laporan pencapaian delivery ke customer, apakah banyak terjadi keterlambatan pengiriman ? Auditor juga bisa melihat permasalahan yang sering terjadi di proses perencanaan produksi, misalnya aktual sering tidak sesuai dengan perencanaan.
- Proses Training, dapat dilihat data hasil dari training, adakah training berhasil memperoleh ROTI (Retun On Training investment) ? atau training banyak dilakukan tanpa memberi hasil nyata kepada perusahaan.
- Menyusun Checklist Investigasi berdasarkan inputan dari kedua hal diatas
Penyusunan checklist audit harus bersifat investigasi, yaitu berisikan point-point pemeriksaan terhadap prosedur dan catatan-catatan yang berkaitan dengan masalah tersebut diatas. Contohnya :
- Periksa tujuan / objective prosedur, apakah sudah relevan dengan sasaran perusahaan?
- Periksa input dan tahapan proses dalam prosedur.
- Bisa saja output bermasalah akibat proses mendapat input yang kurang baik. Misalnya permintaan mendadak dari Customer yang secara teori tidak akan bisa dipenuhi. Untuk kasus ini kita perlu melihat proses sebelumnya yang memberikan input ke proses perencanaan produksi.
- Atau terjadi permasalahan di proses. Misalnya standard waktu proses yang tidak akurat, mengakibatkan aktual sering meleset dari perencanaan. Atau pelaksanaan training yang kurang efektif karena tingkat kehadiran peserta yang rendah, atau peserta yang keluar masuk pada saat training.
- Susun check list berdasarkan hasil investigasi sebagai arahan strategi pelaksanaan audit.
Harapan dari penyusunan checklist ini adalah auditor dapat melihat letak kelemahan dari sistem.
- Pelaksanaan Audit
Audit dilaksanakan berdasarkan panduan dari checklist tersebut. Auditor memeriksa implementasi dari sistem, melalui teknik wawancara, pemeriksaan bukti pelaksanaan, dan pengamatan aktual penerapan sistem (observasi).
Dalam tahapan ini, auditor sebaiknya menentukan sample yang akan diperiksa pada area yang sedang bermasalah, misalnya saat audit perencanaan produksi, kita menetapkan sampling pada produk yang sering terlambat kirim. Menetapkan sample pada area yang bermasalah dapat meningkatkan kemampuan auditor dalam mendeteksi kelemahan sistem
Dengan adanya perubahan metode audit dari audit penerapan ke audit efektifitas sistem, secara langsung auditor membantu auditee melihat kelemahan sistem, sehingga auditee dapat melakukan perbaikan sistem yang berdampak pada peningkatan kinerja.
Sistem audit seperti ini secara otomatis akan merubah mindset bahwa Internal Audit bukanlah ajang mencari kesalahan orang. Justru Internal Audit adalah suatu aktivitas yang bermanfaat dan hal yang dirindukan, baik oleh auditee maupun Top Management karena Internal Audit dapat menghasilkan sesuatu yang lebih berbobot bagi peningkatan kinerja perusahaan.
Semoga Bermanfaat dan Selamat mencoba
Salam : Improvement or Die
Baca Juga :
Temuan Audit : Aib atau Anugerah ?
Penting dilakukan! Supplier Audit pada IATF 16949:2016
Tujuan dan Sasaran Internal Audit yang perlu Anda Ketahui
Sentral Sistem Consulting merupakan konsultan strategi manajemen yang fokus pada peningkatan kinerja perusahaan. Hubungi kami DISINI untuk pelaksanaan training dan konsultasi terkait dengan pelaksanaan internal audit berdasarkan kinerja.
Untuk informasi public training dan seminar, klik SCHEDULE
